Emploi à temps partiel et à temps plein pour les étudiants de tous les niveaux!

Coordonnateur des affaires étudiantes

Université McGill

C'est une position du type Temps-Plein à Montréal, QC publiée le septembre 14, 2017.

Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l’appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l’admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l’exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l’unité.

Responsabilités et tâches principals:

– Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.

– Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d’explication. Contrôler les inscriptions aux cours. Contribuer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription aux cours et aux programmes. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.

– Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d’études et de recherche; Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances; Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.

– Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d’ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l’unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés.

– Coordonner les processus administratifs entourant la soutenance détaillée et à l’oral des thèses et la présentation des thèses et des mémoires.

– Administrer les comptes de l’unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. S’assurer que les droits de scolarité et autres droits que doivent payer les étudiants sont calculés avec exactitude. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience:

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Quatre (4) ans d’expérience connexe

Comment poser sa candidature:

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence – CR0078

Les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 22 septembre, 2017 à 17h00.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue.

Autres compétences et/ou aptitudes:

Expérience éprouvée des affaires étudiantes. Sens de l’organisation manifeste, grand souci du détail et aptitude à mener plusieurs tâches de front. Capacité certaine de travailler seul et en équipe. Aptitude reconnue à transmettre clairement l’information de vive voix et par écrit et à bien comprendre l’information reçue. Orientation étudiant et service. Solide expérience pour nouer et resserrer les liens avec les membres de la communauté de McGill et les intervenants externes. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de bases de données, de tableurs et de logiciels de présentation. Expérience de l’utilisation de Miverna et de BANNER (SIS, FS). Français et anglais, parlés et écrits.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Collégial
  • Années d'expériences: 3-5 années

Paquet

Salary: N/D