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Coordonnateur des affaires étudiantes

Université McGill

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le juillet 11, 2021.

Sommaire du poste :

Sous la direction du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif aux questions relatives affaires étudiantes. Fournir des renseignements détaillés sur les politiques et les règlements universitaires. Vérifier les processus et approuver les documents relatifs aux admissions, aux inscriptions, à la remise des diplômes et à la présentation des notes. Coordonner les activités liées aux admissions, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes liés à leur dossier. Produire et coordonner la distribution des documents.

Tâches et responsabilités principales :

(i) Recevoir et fournir des renseignements et des explications détaillés aux étudiants. Participer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers des admissions et des séances d’inscription. Assurer le suivi. Remplir et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programme, les inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires ainsi que les programmes de résidence et de stage.
(ii) Aider les conseillers universitaires dans des domaines comme les équivalences, la reconnaissance de cours d’autres établissements, le transfert de crédits et les statuts de période de probation. Préparer et vérifier des dossiers. Coordonner et planifier des entrevues avec les étudiants.
(iii) Informer les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller à l’application des règlements universitaires et au respect des échéances. Selon les besoins de l’unité, préparer les programmes de rotation de résidence et d’autres activités des étudiants, en communiquant avec les responsables concernés pour coordonner et vérifier les placements.
(iv) Coordonner le processus de remise des prix, des bourses d’études et des bourses de recherche. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances. Vérifier que les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, établir les liens nécessaires avec le processus d’admission.
(vi) Contrôler les inscriptions aux cours. Compiler l’information, vérifier et mettre à jour les calendriers et les entrées au calendrier. Coordonner la présentation au système central d’établissement des horaires et agir à titre de personne-ressource pour l’unité. Tenir à jour les dossiers des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés. Coordonner les processus administratifs relatifs aux examens complets et oraux de défense de doctorat et à la présentation de thèses et de mémoires.
(viii) Obtenir et compiler des notes. Remplir et vérifier les listes de résultats d’examen. Sélectionner et adapter la formule de calcul en fonction du système de notation fourni par le professeur. Coordonner la présentation des notes et les demandes de révision des notes ainsi que les examens différés. Vérifier et corriger les relevés de notes. Repérer et vérifier les dossiers des finissants. Se préparer et assister aux réunions d’évaluation et faire le suivi au besoin.
(xiii) Produire et signer la correspondance et les instructions relatives aux fonctions du poste. Effectuer la saisie de divers documents. Compiler des renseignements, faire des mises à jour, des mises en forme et des modifications, aux fins de correction grammaticale et d’exactitude, des publications de l’unité liées aux affaires étudiantes. Coordonner la publication de documents en consultation avec les personnes-ressources concernées, y compris la tenue et la mise à jour de pages Web.
(xvi) Se tenir au courant des politiques, des procédures et des règlements en vigueur.
(xix) La liste des tâches et des responsabilités susmentionnées est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et aptitudes :

Aptitude éprouvée à hiérarchiser les priorités et à respecter les échéances hebdomadaires et mensuelles.   Aptitude reconnue à communiquer clairement et à bien comprendre l’information reçue. Expérience de travail dans un environnement informatique faisant appel à des logiciels de traitement de texte, à des bases de données, et posséder de solides connaissances d’Excel.  Aptitude à utiliser Outlook, Minerva et Banner SIS. Connaissance des principes comptables de base. Aptitude reconnue à travailler seul ou en équipe. Capacité reconnue de faire preuve d’initiative.  Sens de l’organisation certain et aptitude éprouvée à fixer les priorités et à mener plusieurs tâches de front.  Souci du détail.  Orientation client et service, et capacité manifeste d’interagir avec les étudiants, les professeurs et les membres du personnel de tous les niveaux en vue de résoudre leurs problèmes.  Anglais parlé et écrit, français parlé et lu.

Formation et expérience minimales requises : 

DEP – Systèmes de bureautique & 4 ans d’expérience connexe

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca ou 514-398-3711.

Offre

Salaire: 23.29-32.11